José Urzúa Reinoso
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Modelo Actual de Facturación en NIC Chile

El proceso actual de facturación para los dominios comienza desde que NIC Chile recibe reportes de pagos desde Servipag y Web Pay, que son los mecanismos de recaudación utilizados. Estos reportes son procesados en forma automática generando registros en la Base Datos de Pagos denominada "ToDo". El actual sistema está restringido sólo a generar facturas por pagos de dominios, funcionando de la siguiente forma:

  1. El operador ingresa al sistema de facturación.
  2. El sistema recopila y despliega una lista de todos los dominios pagados, para los cuales no se ha impreso una factura.
  3. El operador pide al sistema que agrupe el pago de todos aquellos dominios que registren el mismo RUT y el mismo tipo de pago2.1.
  4. El sistema despliega un listado de dominios, que cumplen con el requerimiento anterior.
  5. El operador imprime las facturas del listado anterior, proceso conocido como 'Facturar por Rut'.
  6. El operador asocia las facturas impresas con los respectivos números de serie que vienen preimpresos en el papel de las facturas.
  7. Para cada una de las facturas impresas anteriormente, el operador imprime una nómina con el detalle de los dominios y números de proceso incluídos en la factura.
  8. El operador imprime facturas no agrupadas, que son aquellas facturas que contienen sólo un dominio cancelado por RUT.
  9. El operador asocia las facturas impresas con los respectivos números de serie que vienen preimpresos en el papel (ahora para las facturas no agrupadas).
  10. El operador separa las distintas copias que componen una factura, dejando dos copias para el cliente, las que corchetea y prepara para el envío por correo.
  11. El operador imprime dos copias de un listado que contiene un resumen de todas las facturas impresas.
  12. El operador entrega las facturas impresas al correo, anexando una copia del listado impreso en el paso anterior.
  13. El operador envía un email a la empresa de correo con el detalle de todas las facturas procesadas durante el día.

Cabe mencionar que el papel de una factura en blanco (sin imprimir) posee 5 copias, y posee un número de serie impreso. De las 5 copias 2 son enviadas al cliente por correo, 2 son usadas para el sistema de contabilidad (copias de color azul y café) y una es almacenada como respaldo por el área de facturación (copia de color verde).

El sistema de facturación genera listados de facturas que son enviados al sistema Informat. El envío de los listados de facturas deben seguir la siguiente secuencia, establecida desde el área de contabilidad de la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas:

  • Envío de grupos de 40 facturas a Informat: Se envían de forma digital listados de 40 facturas (que ya fueron impresas), por medio de un sistema FTP desarrollado por Informat. Al mismo tiempo, se debe enviar de forma manual el listado de las copias de color café en grupos de 40 facturas. Este envío manual es realizado por medio de una persona que se dirige físicamente, desde NIC Chile a la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas.
  • Reconocimiento de Informat: Desde Informat se revisan los grupos de facturas enviados tanto en forma digital como en forma manual y dan la autorización para el ingreso de las copias azules de las facturas.
  • Envío de grupos de 30 facturas: De las facturas que autorizó Informat, se envían en grupos de 30 las copias azules, separadas por medio de pago. El envío se hace en forma digital y en forma manual. Estos grupos están identificados por un número de folio, que es para el control interno entre NIC Chile y la Facultad de Ciencias Físicas y Matemáticas.
  • Validación de Ingreso: Una vez que Informat recepciona el ingreso, tanto físico como manual, genera una validación para el número de folio y un aviso de recepción del dinero.

Un diagrama del proceso actual de facturación, que no incluye la interacción con Informat, es el de la figura 2.1.

Figure: Diagrama Sistema Actual de Facturación.
\begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/situacion_actual.eps, width=12cm}\end{center}\end{figure}


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2003-01-14
 


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