José Urzúa Reinoso
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Decisiones Previas

Para estructurar el diseño del Sistema de Facturación es necesario tomar algunas decisiones previas, basadas en los antecedentes, requerimientos y experiencia recopilada desde los operadores del área administrativa de NIC Chile. Estas decisiones son:

  • Para una correcta integración de los sistemas de documentos tributarios electrónicos y manuales se utilizará el mismo repositorio de datos del sistema. Inicialmente, se está operando sólo con Facturas Electrónicas y Facturas manuales, pero desde el SII se están impulsando las emisiones de nuevos DTEs, como es el caso de las boletas de compra y venta.
  • Con el fin de no modificar excesivamente la forma de operación de los operadores del sistema actual de facturación, se desarrollaron interfaces similares a las actuales para los procesos más importantes, aunque la operación que hay detrás de las interfaces es totalmente diferente.
  • Se eliminan las nóminas asociadas a las facturas (capítulo  2, sección 2.2, punto 7). Las facturas ahora serán generadas de manera automática por un proceso que funcionará en alguna hora predeterminada, el cual será el encargado de agrupar facturas por RUTs de manera automática, considerando las restricciones del espacio que existe para imprimir el detalle. De exceder este espacio se creará una nueva factura. Esto se decidió después de realizar un estudio que arrojó que el número de facturas con más de 15 dominios en un mes, no sobrepasaba las 4.
  • Se integra todo el sistema de facturación en una sola plataforma y lenguaje. Así, el proceso de imprimir las facturas que antes estaba separado en otro programa que se debía instalar y configurar en cada computador, está integrado dentro de este nuevo sistema con una configuración centralizada y utilizable desde cualquier computador que se conecte el operador. Por otro lado, la generación de informes para el sistema Informat dependiente de un funcionario de NIC Chile, ahora podrá ser realizada por cualquier usuario del sistema de facturación con el rol correspondiente.
  • Inicialmente se definen 3 roles para la operación del sistema correspondientes a los actores de los casos de uso, explicados en el capítulo  4, en la subsección 4.4.1. El sistema está diseñado para poder agregar mas usuarios y roles distintos, se maneja un esquema de permisos centralizado.
  • El mayor número de errores durante el proceso de facturación se producen cuando el operador debe asociar número a las facturas, por el hecho de tipear desde el teclado el número, dígito por dígito, con una alta probabilidad de equivocarse. Cuando el operador se daba cuenta del error, debía acudir a funcionarios más especializados de NIC Chile para realizar la corrección. En el nuevo sistema se decidió entregar al operador la opción de visualizar el listado de facturas con sus números asociados, para poder cambiar el número a alguna de ella cuando sea necesario. Así, el operador puede administrar las facturas completamente desde su lugar de trabajo.
  • Se decidió mantener un registro de las acciones ejecutadas en el sistema. De esta forma, se podrá encontrar fácilmente los pasos para la reconstrucción de estados del sistema y a las personas responsables de las acciones.
  • Se decidió clasificar los clientes a los cuales se les debe imprimir una factura, usando el RUT de facturación y la dirección a la cual se le debe emitir la factura. Con esto, el manejo de sucursales de clientes que solicitan facturas bajo el mismo RUT, pero con distinta dirección de emisión queda solucionado. Tal como se mencionó anteriormente, este era uno de los problemas comunes del anterior sistema de facturación de NIC Chile.
  • Para una completa integración con los demás software de NIC Chile, el sistema interactuará con distintos programas que harán de intermediarios con los registros actuales de los dominios. Para ello se decide crear registros de datos que se generarán de manera automática en el sistema, los que serán utilizados por otro programa que de manera automática generará las acciones necesarias para mantener la integridad.
  • Los operadores del sistema actual de facturación, fueron incorporados al proceso de diseño y validación de las interfaces. Con esto, se logró un conocimiento del sistema antes de la implantación, con lo que el cambio del antiguo al nuevo sistema será de menor impacto.


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2003-01-14
 


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