José Urzúa Reinoso
    Memoria

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Funciones Básicas

Las funciones especificadas en esta sección, corresponden a las tareas que realizarán los usuarios definidos como 'Operador' y 'Jefe Administrativo'.

Funciones del Operador:

  • Ingreso al Sistema: Permite conectarse al sistema de facturación. Se debe ingresar el nombre de usuario y la password. Además, se debe seleccionar la forma de operar, si se efectuará de manera manual o de manera electrónica el proceso de facturación. Una ves ingresados los datos y seleccionada la forma de operar, se debe presionar el botón 'Ingresar', por medio del cual se realizarán las validaciones necesarias para determinar los permisos y el rol que cumplirá. En la figura  8.1 se puede apreciar la interfaz de ingreso del sistema.

    Figure 8.1: Ingreso al Sistema.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/ingreso.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

  • Crear Facturas: Esta opción permitirá ingresar de forma manual los datos para la generación de una factura. Esta factura podrá ser por cualquier ítem especificado en el detalle. La idea, es que por medio de esta funcionalidad se puedan generar facturas que no son por ítemes de dominios, si no que por cursos o alguna asesoría que podría dar NIC Chile. La interfaz para crear facturas se puede ver en las figuras  8.2 y  8.3.

    Figure 8.2: Crear factura.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/crear1.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

    Figure 8.3: Crear factura, otros datos.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/crear2.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

  • Imprimir Facturas: Con esta funcionalidad el operador podrá imprimir las facturas seleccionadas desde el listado presentado. Se puede seleccionar el tipo de factura o documento que se desea imprimir, los que se clasifican en:
    1. Interno: Documentos que tienen como RUT de cliente al de la Universidad de Chile. Para estas operaciones comerciales no se pueden generar facturas, si no que un documento llamado 'Venta Interna', desde el cual se extrae el número de folio y se asocia al documento que genera NIC Chile por la venta.
    2. Dominios: Documentos que se generan de manera automática procesando los pagos por dominios. Estos documentos son de clientes distintos a la Universidad de Chile, por lo que se pueden imprimir directamente.
    3. Otros: Corresponden a los documentos que se ingresaron de forma manual al sistema, por medio de la la funcionalidad 'Crear Factura'.

    Las interfaces, por medio de las cuales se presentan los listados de documentos pendientes, clasificados por tipo corresponden a las figuras  8.4,  8.5 y  8.6.

    Figure 8.4: Listado de Facturas pendientes por Dominios.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/pendienteDominios.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

    Figure 8.5: Listado de Documentos pendientes por Ventas Internas.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/pendienteInternos.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

    Figure: Listado de Documentos pendientes por Otros Ítemes.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/pendienteOtros.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

  • Asociar Número: Permite asociar un número a los distintos documentos que se han impreso. El operador, debe mirar el número de folio que viene preimpreso en el papel de la factura, e ingresarlo en el cuadro de texto del sector derecho de la interfaz. Luego, si selecciona el pequeño botón, se irán proponiendo los números correlativos (generalmente el papel de factura viene numerado correlativamente). La asociación de números también es de manera diferenciada para los distintos tipos de clasificación de documentos (ventas internas, dominios y otros).

    Luego de ingresados los números de las facturas que se imprimieron, se presiona el botón 'Asociar Números' y el sistema de manera automática asociará los números ingresados a las facturas. Con esta operación las facturas dejan de estar pendientes por imprimir y asociar número, apareciendo en el listado de facturas listas por enviar. La asociación de números se realiza por medio de la interfaz de la figura  8.7.

    Figure: Listado de Documentos para asociar número.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/asociarNumero.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

  • Enviar Facturas: Con esta opción, se generará un listado que contiene los campos necesarios para que la empresa de correos pueda despachar las facturas a los domicilios de los clientes. Si el operador decide enviarlas, debe presionar el botón 'Enviar Todo el Listado', con lo cual de manera automática se genera un mail para la empresa de correos y actualiza los registros de las facturas al estado 'enviadas', las que no vuelven a aparecer en los listados de pendientes ni por enviar. Todo este proceso se gatilla desde la interfaz mostrada en la figura  8.8.

    Figure 8.8: Listado de Facturas a enviar a la empresa de correo.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/nominaEnvio.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

  • Listados Informat: Permite generar de manera automática los listados para enviarlos al sistema Informat. Estos listados cumplen todos los requerimientos impuestos por Informat (numero de líneas, campos necesarios y el formateo exigido) y el operador los podrá visualizar antes de enviarlos, presionando en la opción 'Ver' asociada al número del Informe. En primera instancia se enviarán listados de 40 facturas, una vez que se realiza el reconocimiento desde Informat se realizarán los ingresos de facturas en grupos de 30.

    Para realizar el primer envío a Informat, primero se deben generar los traspasos, los que se realizan desde la interfaz de la figura  8.9, para luego enviar los informes como se muestra en la figura  8.10.

    Figure 8.9: Listado de Facturas listas para Informat, ordenadas por fecha.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/informat1.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

    Figure 8.10: Listado de Informes generados para Informat.
    \begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/informat2.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

Otras operaciones comunes en el sistema son la de visualizar y editar el contenido de una factura. El contenido de la factura se despliega tal como se muestra en la figura  8.11. Para la edición del contenido de una factura, se utiliza la interfaz mostrada en la figura  8.12.

Figure 8.11: Interfaz que muestra el contenido de una factura.
\begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/muestrafactura.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

Figure: Edición de una factura.
\begin{figure}\begin{center}
\epsfig{file=diagramas/editarfactura.eps, width=14cm}\end{center}\end{figure}

El 'Jefe Administrativo podrá realizar las mismas tareas que el 'Operador' del sistema. Además, tiene la opción de:

  • Ver Informes: Opción que desplegará en pantalla informes de estadísticas de ventas de dominios, clasificados por la ubicación geográfica de los clientes, tipo de cliente, fechas, etc. Además, permitirá revisar los libros de venta diarios.

El uso de estas funciones permitirá al usuario realizar todo el proceso de facturación para los ítemes ingresados en forma automática (los dominios) y los ítemes ingresados en forma manual (creación de facturas).


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2003-01-14
 


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